Cómo presupuestar un evento de sonido e iluminación

• Equipos por jornada

  Sonido e iluminación se cotizan por el tiempo que el equipo está afuera. Si sale el día anterior, sumá esa jornada. En el detalle escribí qué incluye. Si no está escrito, el cliente asume que entra todo.

• Subalquileres

  Lo que alquilás a otro, como una pantalla, un truss o un generador, va en una partida propia: el costo y, aparte, el margen por coordinarlo. Si ese proveedor cobra flete o manda un técnico, también es una partida.

• Personal técnico

  Separá armado, operación y desarme. Son horarios y a veces personas distintas: el armado suele ser antes, la operación es el show y el desarme es después. Cada persona va con su función. Si una cobra por jornada y otra por hora, van en partidas distintas.

• Flete y logística

  Ida, vuelta, peaje y un segundo viaje si el desmonte no entra el mismo día. Si el camión no llega a la puerta o hay que subir por escalera, escribilo. Un flete «incluido» que no dice cuántos viajes deja el costo de volver de tu lado.

• Viáticos

  Comida, traslado del equipo y, si el evento es fuera de tu ciudad, hospedaje. Se cuentan por persona y por día, y la partida dice por cuántos días. Si el cliente los cubre en el lugar, escribilo en las condiciones.

• Horas extra

  Definí de qué hora a qué hora está incluido el servicio y qué pasa después: un precio por hora o una jornada más. La partida puede ir sin cantidad hasta que se use. El precio unitario tiene que estar antes de confirmar.

• Contingencia

  Un porcentaje sobre el subtotal que cubre la espera, el cambio de escenario o el cable que no alcanzaba. Es el colchón que definís vos y conviene tenerlo en una partida aparte.

• Margen

  La ganancia de la empresa sobre el trabajo, también en una partida propia. Separarlo de la contingencia te deja ver cuánto del colchón se usó y cuánto ganaste. En el PDF al cliente puede ir desglosado o repartido dentro de cada partida.

• Seña y condiciones de pago

  La seña, o anticipo, es lo que confirma la fecha. Una política habitual es considerar la fecha reservada recién cuando la seña está acreditada y dejarlo escrito. El saldo es lo que falta, en uno o varios pagos, con fecha y con los datos para transferir.

• Moneda y cotización

  Si una parte del costo está en dólares, como un equipo importado o un subalquiler, escribí en qué moneda se paga cada parte y a qué cotización se convierte: la del día de la propuesta, la del día del pago u otra. Dejá dicho quién asume la diferencia si se mueve antes del cobro.

• Validez y actualización de precios

  Poné cuántos días vale la propuesta y qué pasa después. Con precios que cambian seguido, algunos prestadores aclaran que pasada la validez se vuelve a cotizar, o que el saldo se ajusta con un índice acordado. Elegí una regla y escribila.

• Cancelación y reprogramación

  Qué pasa con la seña si el cliente cancela, con cuánta anticipación puede mover la fecha y si eso tiene un costo. Si ya compraste o reservaste algo para ese evento, decí cómo se cubre.

• Visita técnica, electricidad y grupo electrógeno

  Si hay visita técnica, escribí si tiene costo y quién la coordina. Pedí por escrito qué potencia y qué tablero hay en el lugar. Si no alcanza, el grupo electrógeno es una partida más: quién lo provee, el combustible y quién lo opera.

• Seguro y ART del personal

  Preguntá qué exige el lugar o el cliente: certificados de ART del personal (o, si trabajás con monotributistas, qué cobertura piden), seguro del equipo, seguro de responsabilidad civil. Dejá por escrito quién los contrata y si el costo está dentro del presupuesto o va aparte.

• Derechos de autor

  Si hay música, puede corresponder pagar derechos de autor (SADAIC) y, si es música grabada, derechos de intérpretes y productores (AADI-CAPIF). Muchos salones ya tienen licencia: preguntá quién la tiene y dejá escrito si la tramita el cliente, el salón o vos, y que no está incluida salvo que el presupuesto lo diga.

• Impuestos y facturación

  Decidí si el total incluye impuestos o va más impuestos, y escribilo. La alícuota depende de tu condición fiscal y de cómo facturás, así que no se copia de otro presupuesto. La factura fiscal se emite aparte: el presupuesto no la reemplaza.

• Equipo de sonido (line array)

  Unidad

  Jornada

  Cantidad de ejemplo

  2 (día anterior y evento)

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Iluminación de pista y escenario

  Unidad

  Jornada

  Cantidad de ejemplo

  2 (día anterior y evento)

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Subalquiler de pantalla

  Unidad

  Jornada

  Cantidad de ejemplo

  1 (evento)

  Precio unitario

  Costo del proveedor

• Operación de sonido

  Unidad

  Jornada por persona

  Cantidad de ejemplo

  1 (evento)

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Operación de iluminación

  Unidad

  Jornada por persona

  Cantidad de ejemplo

  1 (evento)

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Personal de armado

  Unidad

  Jornada por persona

  Cantidad de ejemplo

  2 (2 personas, día anterior)

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Personal de desarme

  Unidad

  Jornada por persona

  Cantidad de ejemplo

  2 (2 personas, noche del evento)

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Flete, ida y vuelta

  Unidad

  Viaje

  Cantidad de ejemplo

  2

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Viáticos del equipo

  Unidad

  Persona por día

  Cantidad de ejemplo

  6 (2 personas el día anterior, 4 el día del evento)

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Horas extra, fuera del horario

  Unidad

  Hora

  Cantidad de ejemplo

  A confirmar

  Precio unitario

  Tu tarifa

• Contingencia

  Unidad

  Porcentaje del subtotal

  Cantidad de ejemplo

  Lo definís vos

  Precio unitario

  No es un precio

• Margen

  Unidad

  Porcentaje del subtotal

  Cantidad de ejemplo

  Lo definís vos

  Precio unitario

  No es un precio

El subtotal es cantidad por precio unitario, sumado. Las partidas sin cantidad no entran hasta que las completes. La contingencia y el margen se calculan sobre ese subtotal. La seña es un porcentaje y el saldo es lo que queda.

• Cotizar solo el día del show

  El cliente ve la hora de la fiesta. Vos movés el equipo antes y lo retirás después. Si el armado y el desarme no están, esas horas quedan fuera del número.

• Esconder el subalquiler

  Meter la pantalla o el generador dentro de la partida de sonido tapa el costo. Cuando el proveedor aumenta, no sabés qué parte del precio era tuya.

• Dar por incluido el flete

  Un solo viaje alcanza hasta que el desmonte queda para el día siguiente o el salón pide otra puerta. Sin la cantidad de viajes, no hay partida para corregir.

• Dejar las horas extra para el momento

  Si el precio de la hora extra no está escrito, se negocia en pleno evento y con el cliente apurado. La partida tiene que existir en la propuesta, aunque la cantidad se complete después.

• Mandar un total sin partidas

  Un número solo no dice qué entra. Una hora más o un punto de luz se discuten desde cero, porque no hay de dónde sumar.

• No aclarar la moneda ni la cotización

  Un equipo en dólares y la mano de obra en pesos pueden dar un total que nadie sabe cómo cobrar. Escribí en qué moneda va cada parte y a qué cotización.

• Cliente, fecha, horario, lugar y tipo de evento.
• Qué incluye cada equipo y cuántas jornadas sale.
• Subalquileres en una partida propia, con el costo a la vista.
• Armado, operación y desarme, por separado.
• Flete: cuántos viajes y si hay un regreso al día siguiente.
• Viáticos por persona y por día, o una frase si el cliente los cubre.
• Horario incluido y el precio de las horas extra.
• Contingencia y margen, en partidas separadas.
• Seña, saldo y fechas de pago.
• Moneda de cada parte y cotización.
• Validez de la propuesta y cómo se actualizan los precios.
• Cancelación, reprogramación y requisitos del lugar.
• Si el total incluye impuestos.

• Presupuestos

  En Servicios cargás nombre, qué incluye, moneda, precio base y unidad. En el evento elegís un servicio y se completan el detalle y el precio, que podés cambiar junto con la cantidad. Agrupás en secciones y aplicás un descuento o un recargo. Cada presupuesto va en una sola moneda, pesos o dólares. Lo bajás en PDF con tu logo, con una proforma de cantidades y precios y una hoja de armado sin precios para el equipo técnico. La validez arranca en 15 días y la seña en 30%, y las dos se cambian. Así se ven los presupuestos de sonido e iluminación en PDF.

• Cobros

  Registrás la seña y dividís el saldo en cuotas. Con el primer pago, el evento pasa a Reservado con seña. Cada cobro genera un recibo en PDF con el saldo que queda.

• Personal

  Asignás a cada persona a las fechas del evento y EventOps completa cuánto cobra por función, por etapa o por hora. Antes de confirmar ves si ya está en otro evento. Cuando le pagás, registrás el pago y queda como gasto del evento. El detalle está en la gestión de personal para eventos.

• Calendario

  El calendario junta la visita técnica, el montaje, el día del evento y el desmontaje, y avisa si dos fechas se superponen. Forma parte del sistema para empresas de sonido e iluminación.

• Finanzas

  En el mes ves ingresos, egresos y neto, con los pesos y los dólares por separado. En Movimientos podés marcar un ingreso como facturado y anotar el número de factura.